BETA Siirry sisältöön

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Hyvä kysymys-verkkopalvelun käyttäjärekisteri Väestöliitto ry

versio 1.0, julkaistu 7.11.2018

Rekisterin pitäjä:

Väestöliitto ry, Y-tunnus 0202602-8

Kalevankatu 16, 00100 Helsinki

Teknisen alustan ylläpito:

Geniem Oy, Y-tunnus 1639413-9

Sumeliuksenkatu 18 B, 33100 Tampere

Rekisterin yhteyshenkilö

Tietosuojavastaava, lakimies Arto Nikkarinen, arto.nikkarinen@vaestoliitto.fi, p.050-5113580

Kalevankatu 16, 00100 Helsinki

 

Rekisterin nimi

Hyvä kysymys-verkkopalvelun käyttäjärekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Hyvä kysymys.fi verkkopalvelun henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

  • verkkopalvelun palveluiden toteuttaminen ja käytön mahdollistaminen
  • verkkopalvelun käytön tilastoiminen
  • materiaalitilausten toteuttaminen
  • palautekyselyiden toteuttaminen
  • arviointiprosessin toteuttaminen
  • kohdennetun markkinoinnin toteuttaminen

Käsiteltävät tiedot

Hyvä kysymys-verkkopalveluun rekisteröityminen, toimintoihin osallistuminen, materiaalitilausten jättäminen ja palautekyselyihin osallistuminen on aina vapaaehtoista.

  • Rekisteröitymisen yhteydessä käyttäjältä pyydetään sähköpostiosoite ja nimimerkki.
  • Materiaalitilausten yhteydessä käyttäjältä pyydetään nimi, puhelinnumero, sähköposti- ja postiosoite.
  • Palaute- ja arviointikyselyiden yhteydessä käyttäjältä voidaan kysyä sukupuolta, ikää, asuinkuntaa ja työelämästatusta.
  • Arvontojen yhteydessä käyttäjä voi halutessaan jättää nimen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen.
  • Käyttäjän toiminnasta kertynyt tieto Hyvä kysymys-verkkopalvelussa.
  • Käyttäjän suostumus tietojen tallentamiseen ja käsittelyyn Hyvä kysymys –verkkopalvelua käytettäessä.
  • Mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.
  • Hyvä kysymys-verkkopalveluun liittyvä tilastotieto toiminnan suunnittelua, kouluttamista, arviointia ja kehittämistä varten.

Evästeet

Väestöliitto kerää, käsittelee ja analysoi verkkosivustojensa käyttöön liittyviä tietoja. Verkkoliikennettä koskeva tieto on tietoa, joka liittyy verkkosivuston kävijöihin ja jota käsitellään tietoliikenneverkoissa viestien lähettämistä, jakelua ja saataville asettamista varten. Käytämme evästeitä ja muuta vastaavaa teknologiaa, jotta voimme toteuttaa markkinointitoimia, mahdollistaa paremman asiakaskokemuksen verkossa, seurata verkkosivustomme analytiikkaa ja tarjota käyttäjälle mahdollisimman kiinnostavaa sisältöä. Tietoja ei käytetä yksittäisten henkilöiden tunnistamiseen.

Verkkopalvelun käytön seurantaan ja käyttöä sujuvoittamaan sovellettavat tekniikat ovat yksilöiviä, mutta nimettömiä. Tekniikat ovat hyvin yleisiä, niitä hyödyntävät lähes kaikki verkkopalvelut. Sivu Hyvä kysymys.fi käyttää kolmannen osapuolten evästeitä. Näitä ovat Google Analytics ja Tag Manager, jotka ovat Googlen analysointityökaluja. Ne auttavat selvittämään, miten vierailijat käyttävät sivustoa.

Yksityisyysasetuksia voi tarkastella ja hallinnoida selaimen asetuksissa. Evästeitä sekä niiden hyväksymisperusteita voi tarkastella ja muokata selaimen asetuksissa.

Tietolähteet

  • Käyttäjän antamat tiedot.
  • Hyvä kysymys-verkkopalvelua ylläpitävä ja toimintaa toteuttava henkilökunta: Käyttäjän ja henkilökunnan välisessä kontaktissa käyttäjältä mahdollisesti kerättävät tiedot.
  • Verkkopalvelun käytön seurantaan ja käyttöä sujuvoittamaan sovellettavat tekniikat.

Tietojen luovuttaminen

Käyttäjän henkilötietoja luovutetaan vain, jos rekisterinpitäjällä on siihen velvollisuus lain tai muun pakottavan syyn vuoksi. Käyttäjältä pyydetään rekisteritietojen luovuttamiseen erillinen suostumus, mikäli käyttäjän tietoja halutaan käyttää muihin tarkoituksiin.

Hyvä kysymys- verkkopalvelua ylläpitää Väestöliitto ry. Verkkopalvelun sisältöjen ja palveluiden tuottaminen tapahtuu yhteistyössä sopimuskumppaneiden kanssa. Hyvä kysymys-verkkopalvelun sisällöntuottajat ja pääkäyttäjät luovuttavat käyttäjärekisterin sisältämiä tietoja tai käyttäjän ja henkilökunnan välisessä kontaktissa käyttäjältä kerättyjä tietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa.

  • Rikosilmoitus -> poliisi
  • Akuutti hätätilanne -> hätäkeskus
  • Lastensuojeluilmoitus -> lastensuojeluviranomainen

Lastensuojelulain mukaan velvollisia lastensuojeluilmoituksen tekemiseen ovat mm. sosiaali- ja terveydenhuollon palveluksessa olevat henkilöt, muun sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen tuottajat sekä terveydenhuollon ammattihenkilöt. Lastensuojeluilmoitus tulee tehdä aina silloin kun työntekijä havaitsee tai saa tietää sellaisia seikkoja, joiden vuoksi alle 18-vuotiaan lapsen lastensuojelun tarve on syytä selvittää. Tieto voi olla peräisin myös kolmannelta taholta.

Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Käyttäjä antaa Hyvä kysymys-verkkopalvelussa toimiessaan nimenomaisen suostumuksensa rekisterin sisältämäen tietojen käsittelyyn. Suostumuksen antaminen tapahtuu hyväksymällä rekisteri- ja tietosuojaselosteen, jatkamalla verkkopalvelun käyttöä, hyväksymällä toimintoihin liitetyn suostumusta koskevan kohdan ”Hyväksyn käyttöehdot” ja lähettämällä lomakkeen.

Suostumuksen voi peruuttaa olemalla yhteydessä Väestöliiton tietosuojavaltuutettuun sähköpostitse osoitteeseen: arto.nikkarinen@vaestoliitto.fi tai lähettämällä kirjallisen ilmoituksen osoitteeseen Väestöliitto ry / Hyvä kysymys-tietosuoja, Kalevankatu 16, PL 849, 00100 Helsinki.

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Hyvä kysymys-verkkopalvelun käyttäjärekisteriä ovat oikeutettuja käsittelemään vain käyttöoikeuden saaneet työntekijät, joilla on vaitiolovelvollisuus kaikkien saamiensa ei-julkisten ja salassa pidettävien tietojen osalta myös palvelussuhteen päätyttyä. Työntekijällä on oikeus käsitellä vain niitä rekisteritietoja, joita hän tarvitsee välittömästi työtehtävissään.

Rekisteritietojen säilytys

Hyvä kysymys-verkkopalvelun käyttäjärekisterin tiedot tallennetaan www.hyväkysymys.fi –tietokantaan tai lähetetään suoraan työntekijän sähköpostiin. Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Rekisteritietoja säilytetään 6 kk tai kunnes rekisteröity itse pyytää häntä koskevat tiedot rekisteristä poistamaan. Käyttäjän rekisteritietoja käsitellään samalla tavalla riippumatta siitä osallistuuko käyttäjä Hyvä kysymys-verkkopalvelun palveluihin ja toimintaan vai ei.

Käyttäjärekisterin tietoja, joita käsitellään ilman käyttäjän erillistä suostumusta Hyvä kysymys-verkkopalvelun palveluiden mahdollistamiseksi, säilytetään kunnes asiakassuhteen katsotaan päättyneen. Käyttäjärekisterin tietoja säilytetään pidempään ellei jokin velvollisuus lain, viranomaismääräyksen tai muun pakottavan syyn johdosta pakota näitä tietoja pidempään säilyttämään.

Hyvä kysymys-verkkopalvelun käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan. Jokaiselle käyttäjälle määritellään työtehtävien mukaan, mitä tietoja hän voi nähdä ja käsitellä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois näistä tehtävistä.

Rekisteröidyn tiedottaminen

Hyvä kysymys-verkkopalvelun tietosuojaseloste on saatavilla:

  • Hyvä kysymys-verkkopalvelusta sivun alalaidasta kohdasta Rekisteri- ja tietosuojaseloste
  • pyydettäessä rekisterin vastuuhenkilöltä

Sopimusjärjestöjen tietosuojaselosteet löytyvät kunkin palveluntuottajan kotisivulta.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseä koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterin vastuuhenkilölle kirjeellä, sähköpostitse tai henkilökohtaisesti käymällä ja toimittamalla kirjallinen rekisteritietojen tarkastuspyyntö Väestöliiton tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Tiedot luovutetaan ilman aiheetonta viivytystä. Mahdollisesta tarkastusoikeuden eväämisestä annetaan kirjallinen todistus.

Tarkastusoikeuttaa käyttämään pyrkinyt voi viedä asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja arvioitavaksi saatuaan kirjallisesti perustellun todistuksen. Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa, muuten peritään tarkastuksesta aiheutuviin välittömiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu.

Rekisteritietojen korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan käsittelyn kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä ilman aiheetonta viivettä. Vaatimus henkilötietojen korjaamisesta pyydetään toimittamaan sähköpostitse yhteyshenkilölle toimittamalla kirjallinen rekisteritietojen korjaamisvaatimus.

Rekisterinpitäjä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon viivytyksettä. Korjauspyyntö osoitetaan rekisterin vastuuhenkilölle. Tietojen korjaamisesta päättää rekisterinpitäjä.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli Hyvä kysymys-verkkopalvelun tietosuojaselostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, informoida muutoksista myös muulla tavoin, kuten laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.